Haiger hat die Entscheidung getroffen, als Musterkommune für Digitalisierung in Hessen zu agieren. Als Prototyp für das Projekt sollen somit wiederverwendbare Lösungen für alle Kommunen gefunden werden, die ebenfalls ihre Verwaltungsdienstleistungen in den digitalen Raum verlagern möchten. Zum Startschuss für die Zusammenarbeit mit der ekom21 (größtes kommunales IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen) und der Stadtverwaltung Haiger versammelten sich nun die Vertreter beider Parteien im Rathaus und legten die ersten Schritte fest.
„In der Regel habe ich den Auftrag, die Leute, die ich besuche, von der Digitalisierung zu überzeugen. Hier fahre ich in die ‚digitale Hessentagsstadt Haiger‘. Hier bin ich nicht Motivator, sondern Informator“, sagte Ulrich Künkel, Geschäftsführer der ekom21. Der Beschreibung schloss sich Erster Stadtrat Sebastian Pulfrich an: „Das ist eine große Chance. Wir sind als Stadt Haiger sehr froh, dass wir da mitgehen und ein Vorbild sein können. Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten für die Bürger und eine Arbeitserleichterung für die Verwaltung.“
In voller Motivation nutzten die Vertreter der ekom21 und des Rathauses die gemeinsame Zeit, um ihre neue Ansprechpartner kennenzulernen und das Ge- samtkonstrukt „Digitalisierung der Verwaltung“ zu verstehen. So gibt es insgesamt drei verschiedene Plattformen, die eine technische Standardisierung und somit eine erfolgreiche Digitalisierung herbeiführen: eine Prozessplattform (civento), eine ämterübergreifende Dokumentplattform (eAkte-Basis) und eine Datenplattform (Cloud).
Gemeinsam sorgen die drei Plattformen für eine neue Form der Transparenz, die der Verwaltung zugute kommen wird: Zum einen wird eine optimale Erreichbarkeit und Inanspruchnahme des Services für die Bürger angestrebt, zum anderen sollen die Abläufe in der Verwaltung optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Durch diese Umwandlung wird die Stadt Haiger ebenfalls dem Onlinezugangsgesetz (OZG) bis Ende 2022 gerecht. Auch der Umweltaspekt einer papierlosen Verwaltung ist ein attraktiver Gedanke. Die Stadtverwaltung Haiger hat sich ein ehrgeizigeres Ziel vorgenommen und plant, bis zum 31. Dezember 2021 mit der digitalen Umstellung fertig zu sein.
Mit einer agilen Vorgehensweise zum Ziel
Anstatt etliche Stunden in die Entwicklung eines 24-monatigen Meilensteinplans zu investieren, hat sich die ekom21 dafür entschieden, in Haiger direkt in die Praxis zu gehen. An drei Tagen soll ein Umsetzungsplan für die ersten 12 Monate entwickelt werden, der anschließend Schritt für Schritt abgearbeitet werden kann. Offene Aufgaben werden in dem neuen Plan 2021 integriert. „Wir planen nie mehr als 12 Monate. Das schaffen Sie sowie- so nicht, mehr als 12 Monate zu planen!“, sagte Künkel.
Dank der agilen Vorgehensweise könne die Stadt bereits in der Zeit digitalisiert sein, die andere allein für das Erstellen ihres Masterplans benötigen, fügte der Geschäftsführer hinzu. Unerlässlich für diesen Erfolg jedes Handlungsfeldes sei jedoch, dass die vier Säulen „Beschreibung der Ziele“, „Bestimmung eines Verantwortlichen für die Ziele“ (hier: jeweils ein Vertreter der Stadt und der ekom21), „Erstellen eines Meilensteinplans für den Überblick“ und ein „ausreichendes Budget“ berücksichtigt werden. Werde diese Struktur beibehalten, stehe einer erfolgreichen Umsetzung nichts im Wege.
Insbesondere die Verbindung von technischem Know-How vonseiten der Ekom21 und dem Verwaltungswissen der städtischen Vertreter ist sehr vielversprechend. Es wurde beschlos- sen, mehrere Handlungsfelder gleichzeitig in die Wege zu leiten und die gemeinsamen Zeitressourcen intensiv auszuschöpfen. Für das Management des Gesamtprojektes wird Martin Szymanski von der ekom21 verantwortlich sein. Auch Jörg Ernst (Fachbereichsleitung Haupt-, Personal- und Finanzverwaltung), Peter Hofmann (Fachdienstleitung ITK und Digitalisierung) und Michael Hepp (Fachdienstleitung Finanzen) werden das übergeordnete Projektmanagement begleiten. In einem dreimonatigen Rhythmus wird der Lenkungsausschuss zukünftig zusammentreffen und gemeinsam das Vorgehen evaluieren.
Jörg Ernst vom Rathaus-Team ist zuversichtlich und begrüßt die angehende Kooperation: „Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit. Es ist toll, dass wir heute direkt auf der Arbeitsebene einsteigen können. Durch das direkte und persönliche Kennenlernen werden bestehende Ängste und Vorbehalte sofort abgebaut.“
Als Willkommensgeschenk überreichte Erster Stadtrat Sebastian Pulfrich im Namen der Stadt Haiger dem Geschäftsführer Ulrich Künkel eine Tasche mit Hessentagsschriftzug, die mit einigen Haiger-Artikeln gefüllt war. Selbstverständlich gab es auch für die anderen Gäste die kleinen Souvenirs, sodass sie Haiger jederzeit in ihrem Alltag mitnehmen können.
Finanzielle Unterstützung vom Land Hessen
Auch wenn die Nutzung der Plattform „civento“ und ihrer Prozesse für alle hessischen Kommunen fünf Jahre unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, entstehen durch die Umsetzung des Projekts verschiedene Kosten.
Das Land Hessen wird die Städte in den anstehenden Maßnahmen finanziell unterstützen.